Hei, minä olen Hanne, sähköpostinarkomaani. Toipuva sellainen, mutta ikuisesti narkomaani, jonka on tarkkailtava tapaansa käyttää sähköpostia, että se pysyy aisoissa. Lipsahdus vanhaan voisi käydä helposti, pienillä myönnytyksillä hiljalleen ja huomaamatta. Niin pirullisen koukuttavaa sähköpostikaaoksessa surffailu on.
Jos minulta olisi vielä viime syksynä kysytty, mitä inhoan työssäni, olisin tovin miettinyt kirjanpitoa, mutta vastannut sitten sähköpostit. Siitäkin huolimatta, että narkkasin maileja mielipuolisena. Tuntui, että monet työpäivät olivat pelkkää sähköpostia. Viestejä saapui sitä mukaa, kun ehdin niihin vastata tai niitä poistaa. En voinut sietää puhelimen näytöllä loistavia numeroita saapuneista sähköposteista iltaisinkaan. Ne oli pakko vielä selata ennen nukkumaan menemistä, vaikka en olisi niihin vastannutkaan heti. Pää oli koko ajan täynnä odottavia, avattuja, vastaamattomia ja keskeneräisiä sähköpostikeskusteluja.
Kyllähän minä tiesin, että tapani ei voinut olla ihan terve. Mutta silti en tajunnut, mitä oikein olisi pitänyt tehdä toisin. Mistä aloittaa. Kunnes meillä oli Satun kanssa Unelmaduunarit-podcastissamme vieraana Anna Perho. Anna puhui siitä, miten säätämällä vähemmän voi saada aikaan enemmän. Annan haastattelu ja hänen kirjansa Antisäätäjä saivat päässäni aikaan oivalluksen, jonka jälkeen aloin miettimään sähköpostin käyttöäni ihan uusiksi.
Eikä muuten ole helppoa alkaa muuttaa pinttyneitä tapojaan ja alkaa tehdä asioita ihan eri tavalla kuin on ennen tehnyt. Vaati itsehillintää, kun koko kroppa olisi vanhaan tapaan halunnut heti aamusta vellomaan sähköpostikaaoksen keskelle. Uudenlaisen sähköpostikäytön opettelu vei useamman viikon, ehkä jopa pari kuukautta, ennen kuin se alkoi tuntua luontevalta, eikä koko ajan tehnyt vähän mieli kurkkia sähköpostia.
Mitä sitten tein? Isoin juttu oli se, että muutin suhtautumistani sähköposteihin. Ennen olin pitänyt niitä pakollisena pahana, jotka on hoidettava siinä jotenkin kaiken muun duunin ohessa toisella kädellä hätiköiden. Mutta kun ei, sähköpostit ovat tärkeä osa työtäni, ihan oma työtehtävänsä. Sähköposteissa liikkuu työni business-puoli, raha. Siellä pidetään yhteyttä asiakkaisiin, tehdään tarjouksia, suunnitellaan ja raportoidaan. Sitä kautta saan kutsuja tapahtumiin, tiedotteita ja viestejä teiltä seuraajilta. Sähköposteissa käymistäni keskusteluista jalostuu lopulta aika usein uusi projekteja, yhteistyökumppanuuksia, postauksia blogiin, podcast-jaksoja ja kirja-aihioita.
Ei sellaista kuulu hoitaa muun ohessa, vaan sille pitää varata päivästä ihan oma slottinsa. Joku muu ehkä ymmärtää tämän sanomattakin, mutta minä en. Nykyään varaan päivästä riippuen sähköpostien läpikäymiseen 1–3 tuntia, ja saatan jakaa ajan kahteen slottiin työpäivän aikana. Silloin keskityn vastaamaan järjestyksessä jokaiseen viestiin, enkä yritäkään tehdä mitään muuta siinä samassa. Jos kirjanpitäjä kyselee jonkun lapun perään tai asiakkaan kanssa on edetty projektisuunnitelmavaiheeseen asti, teen ne hommat siinä heti, järjestyksessä, vaikka kuinka tekisi mieli jättää jotain roikkumaan ja vain räpeltää uusia viestejä auki.
Välillä työpäivä ei riitä, ja sähköposteja jää avaamattomana odottamaan seuraavaa päivää. Se ahdistaa edelleen, mutta enää avaamattomat sähköpostit eivät huuda seireenien lailla luokseen. Eikä muuten ole tapahtunut mitään ratkaisevan kamalaa, vaikka en ole vastannut sähköposteihin saman päivän aikana. Kiireisimpien työsumien aikaan vastaustani on joutunut odottamaan jopa kaksi päivää. Muutamiin mielenkiintoisiin tapahtumiin en ole enää mahtunut, kun ne on täytetty ilmoittautumisjärjestyksessä. Pari kertaa minulle on soitettu tai laitettu uutta viestiä perään, kun sähköpostiin ei ole heti kuulunut vastausta. Mutta työt on tullut hoidettua, eikä kukaan ole ainakaan tietääkseni pahastunut.
Sähköpostislottien ulkopuolella pidän sähköpostini kiinni. Ennen näin näytön sivukulmassa koko ajan, kun lootaan tipahteli uusia viestejä. Sentään äänihälytyksiä minulla ei ollut päällä, mutta pelkkä silmäkulmassa näkyvä vilkkuva ja lukema kerrallaan nouseva numero ahdisti. Se vaikutti keskittymiseeni, sotki ajatukseni ja sai päivät tuntumaan kaoottisemmilta kuin ne olivatkaan. Nykyään ymmärrän jo jopa sen, että Suomen toimistotyöarjessa minun ei ole mikään pakko vastata viikonloppuna tuleviin sähköposteihin heti.
Jouduin myös säätämään aamu- ja iltarutiinejani uusiksi. Ennen avasin puhelimeni heti ensimmäisenä aamulla, kun olin ensin painanut siitä herätyksen pois päältä. Päälleni vyöryivät heti tekemättömät asiat, päivän työlistat ja sähköpostien kyselyt, vaikka en ollut vielä edes noussut sängystä. Kuulostaa niin hirvittävältä, että olisi pitänyt itsekin tajuta, että ehkä on muunkinlaisia tapoja aloittaa päivänsä. Nykyään sähköposti pysyy kiinni siihen asti, että aloitan työpäiväni. Joskus jopa pidempään, sillä olen skarpeimmillani ja luovimmillani työpäivän ensimmäiset tunnit, jotka käytän mieluummin johonkin muuhun kuin sähköpostiin.
Sama juttu illalla. En enää viimeisenä ennen nukahtamistani tarkista, olisiko tullut jokunen sähköposti. Nyt tuntuu jo ihan älyttömältä, että joskus tein niin. Enhän kuitenkaan aikonut vastata sähköposteihin siinä samassa, kunhan vain nostin stressikäyrää mukavasti juuri ennen unia. Sähköpostin lisäksi olen pyrkinyt pitämään kaiken muunkin puhelimen sinivalon poissa makuuhuoneestamme aamuin ja illoin.
Kambodzassa juttelin sähköpostiprojektistani Maaret Kallion kanssa, joka kertoi hänellä itsellään käytössä olevasta tavasta pitää sähköposti aisoissa. Sain luvan kertoa sen myös teille. Maaret on sopinut kollegansa kanssa, että aina jos viikonloppuisin tai arkisin kello kuuden jälkeen tekisi mieli avata sähköposti, heidän pitää mielessään perustella toisilleen, miksi sähköpostiloota on ihan pakko avata nyt, eikä vasta seuraavana työpäivänä. Ei niitä lupaviestejä oikeasti tarvitse laittaa kollegalle, mutta se on hyvä yhdessä sovittu mielentyökalu, jonka avulla työasiat asettuvat tärkeysjärjestykseen ja mielelle jää aikaa palautumiseen. Aika harvoin kun voi keksii sähköpostin avaamiselle iltamyöhään niin pätevää syytä, että kollega sen tekemiseen antaisi luvan. (Edit: Muokkasin tätä kappaletta julkaisun jälkeen vähän, sillä muistin kyseessä olleen sähköpostin lähettämisen, mutta lupaus koski koko sähköpostin avaamista.)
Joululoman aikaan kokeilin ensimmäistä kertaa Anna Perhon vinkkiä lomalta paluun leppoistamiseksi. Aika moni varmasti tietää sen fiiliksen, kun alkaa jo useita päiviä ennen loman loppumista ahdistua siitä, miten sähköpostissa odottaa 1678 uutta viestiä. Nyt laitoin sähköpostiini automaattisen paluuviestin, jossa kerroin olevani lomalla. Sekin oli jo iso juttu kaltaiselleni sähköpostinarkomaanille, mutta lisäsin vielä panoksia Annan vinkin mukaan. Kirjoitin viestiin, että olen lomalla, enkä aio lukea loman aikana tulleita viestejä, joten jos asia on vielä lomalta paluuni jälkeen ajankohtainen, laitathan uudelleen viestiä.
Miettikää nyt, periaatteessa lomalta paluun jälkeen voisin vain deletoida kaikki saapuneet viestit, naks vain! Tätä tapaa oli helppo uskaltaa kokeilla jouluna, kun viestejä tuli joka tapauksessa vähän. Ja tajuan kyllä, että jos olisin työurallani ihan aloittelija, ei minulla olisi varaa tällaisiin ilmoituksiin. Ja tietenkään en tsekkaamatta deletoinut viestejä nytkään, mutta oli ihana tietää, että vastaanottaja ei odota minun niihin palaavan. Loman aikana minulle oli laittanut viestiä kaksi potentiaalista uutta asiakasta. Ja tiedättekö mitä! Molemmat heistä laittoivat viestiä uudestaan heti lomani jälkeen.
Nyt kun sähköpostin kohtuukäyttöä on takana useampi kuukausi, en voisi olla tyytyväisempi. Sähköposti toki nostaa edelleen tasaisesti sressikäyriä, mutta silti uskallan väittää, että sähköpostista on tullut ahdistuksen ja pakkomielteen sijaan työtä helpottava työväline. Kaikki on selkeämpää ja rauhallisempaa nyt. Työpäivät, mieli, työtehtävät, vapaa-aika, uni. Elämä.
Löysin blogisi muutama päivä sitten, joten en ole vielä perehtynyt vanhempiin postauksiin ja niistä mahdollisesti Löytyvään vastaukseen kysymykseeni. Sähköpostimääräsi ja -liikenne kuulosti samalta kuin Helsingin päärautatieasema Kiirastorstaina. Siis teetkö bloggauksen lisäksi muitakin hommia, koska ainakin minulla meni pää ihan pyörälle noista meilimääristä, jos vertaa niitä normitoimistotyön meilimääriin ja työtahtiin?
Ihana, että olet löytänyt tiesi tänne virtuaalilähiöön! Teen kyllä muitakin töitä, mutta pääasiallisen elantoni tienaan blogilla. Kun sitä tekee työkseen, on blogin pyörittäminen yllättävän paljon ihan vain toimistotyötä takapuolellaan istuen. Tästä voi lukea lisää esimerkiksi minun ja Satun kirjasta Unelmahommissa – tee itsellesi työ siitä mistä pidät.
Itse ehkä en antanut aikaisemmin sähköposteille niiden vaatimaa arvoa ja aikaa, sillä ajatuksissani painoivat niin vahvasti kokemukset sähköposteista aikaisemmista toimistoduuneista, eli ajoilta, kun olin esimerkiksi toimittaja. Mutta jos noihin aikoihin olin pääasiallisesti sisällöntuottaja (ja toisinaan valokuvaaja), nyt työkenttä on ihan hitokseen laajempi. Olen sisällöntuottajan lisäksi esimerkiksi toimitussihteeri, valokuvaaja, projektipäällikkö, markkinointipäällikkö, mediamyyjä, editoija, moderaattori, it-tukihenkillö ja asiakaspalvelija. Ja hoidan myös koordinoinnin ulkoa ostetuissa asioissa: kirjanpito, graafinen suunnittelu, SEO, satunnaiset valokuvauskeikat, osittain ulkoistettu myyntityö, nettisivujen ylläpito ja niin edelleen.
Että ei ihme, että sähköposti laulaa vähän eri tavalla kuin aikaisemmissa työnkuvissani 😀 Mutta nyt kun olen sen tajunnut ja antanut sähköposteille niiden vaatiman ajan ja ajatuksen (työpäiviin rajattuna), homma alkaa pysyä kasassa.
Isot peukut. Itse en ole sähköpostikoukussa kun kotiäitinä pyörin, mutta somekoukussa olen. Varsinkin FB pitää tarkistaa monta kertaa päivässä. ”Jos joku on vaikka laittanut jotain tärkeää”. Joudun muutaman kerran vuodessa ihan tietoisesti ottamaan lomaa Facebookista ja se tuulettaa päätä ihanasti. Koska FB lisää minulla stressiä ja levottomuutta. Usein myös pahaa oloa milloin mistäkin. Tuntuu velvolliuudelta olla aina sitä kautta tavoitettavissa ja vieläpä reaaliaikaisesti. Että minut voisi sen avulla kutsua leikkitreffeille tunnin päästä tai että vastaisin kirppariviesteihin viiden minuutin sisään niiden saapumisesta.
Olenkin tämän kanssa tehnyt tietoisia valintoja enkä ole hankkinut älypuhelinta (hankin vasta kun muuta ei enää saa) jonka mukana kantaisin kyseistä sivustoa aina saatavilla. En joka aamu ensimmäiseksi tarkista viestejä ja jos joskus on jotain tullutkin niin en klikkaa sitä auki. No se on tavallaan huojaamista, koska yritän tällä esittää lähettäjälle etten olisi nähnyt vielä viestiä. Sitten kun vastaanottajalle menee tieto että viesti on luettu niin en voi vastustaa painostusta reagoida viestiin jotenkin. SE on mahdotonta. Mutta ennen tuota luetuksi merkkaamista voin ”huijata itseäni ja tätä toista etten ole viestiä saanut.
Ei ihan sama asia kuin työhön liityvä jatkuva sähköpostin stressaaminen, mutta on näissä minusta kuitenkin myös hyvin paljon samaa.
Ymmärrän ja tunnistan hyvin stressin ja levottomuuden, jonka some aiheuttaa. Vaikka somesta on paljon apua ja iloa – hyvänen aika, itsellenihän se on mahdollistanut jopa työn ja tutustumisen ihmisiin, joista sittemmin on tullut tärkeitä ja rakkaita ystäviä – on siinä myös karikkonsa. Itse koen, että minun on tarkkailtava senkin käyttöä niin työajalla (vaikka some kuuluu olennaisena osana työhöni) kuin vapaa-ajalla.
Mä tykkään ihan hurjasti esimerkiksi Instagrammista, mutta silti välillä koen, että on oltava ihan offline, myös Instasta. Viimeksi jouluna olin useamman päivän poissa netistä, ja huhtikuussa lähdemme perheen kanssa lomalle, jonka ajaksi suljen sähköpostin ja somekanavat. Kun ne kuuluvat työhön niin olennaisesti, sitä tärkeämmäksi olen huomannut välillä olla ihan ilman niitä. Kirjoittamisesta ja valokuvaamisesta en kaipaa lomaa, mutta ainaisesta tavoitettavissa olemisesta kyllä.
Oi jumpe! Tässähän on vaikka mitä siistiä!
Mun työ on vähän eriluonteista, mutta voishan tätä silti kokeilla. Tavallaan olenkin jo kokeillut, sillä poistin Outlookin saapumisilmoitukset. Ne olivat tappavan ahdistavia. Nyt vilkaisen sähköpostit silloin kun sille on tilaa.
Kuvaamasi ryhtiliike voisi silti olla tarpeen minullekin.
Somekanavien kanssa on kyllä sama. Varsinkin Facebook on ihan saatana: sitä saattaa selata, vaikka siellä ei olisi edelliselläkään kerralla (kolmetoista sekuntia sitten) ollut yhtään mitään. Nykyisin uskallan jopa usein sulkea sen työpäivän ajaksi, ja puhelimesta poistin koko appiksen.
Ihana, jos nämä mun oivallukset saavat jotain pientä ahaa-elämystä aikaan muissakin samoissa tilanteissa ihmetteleville.
Saapumisilmoitukset on ihan karmivia! Aloin nyt myös miettiä, miksi mulla on värinähälytys käytössä. Tosi harvoin se oikeasti on tarpeen, yleensä vaan ihan saatanasta. Laitan yleensä puhelimen äänettömälle, kun tahdon keskittyä esimerkiksi kirjoittamaan. Mutta silti TUNNEN kun pöydällä olevaan puhelimeen tulee vaikka viesti. Tai vaikka Hesarin uutinen. Mä kun jostain syystä koen, että tahdon Hesarilta ilmoitukset heti heidän tärkeistä uutisistaan. Joku toimittaja-aikojen kummitus.
Tunnistan tuon, että Facebookia saattaa selata, vaikka ei oikeasti tiedä syytä. Just tänään menin Faceen etsimään postaukseen linkkiä oikealle FB-sivulle, mutta monen minuutin päästä huomasin ajautuneeni selailemaan jotain ihan randomia siellä. Puuh. Tekemistä ja järkeistämistä piisaa tässä mun netin käytössä.
Mieheni on viikon ajan silloin tällöin valitellut kuinka on häiritsevää kun hän ei saa työsähköpostia jostain syystä enään puhelimeen. Keskustelimme kerran sitten, et sehän on toisaalta vain hyvä asia. Jaoin miehellenu tämän tekstin, hän kehui sitä hyväksi ja sanoi samaistuvansa. Näin vaimona olen kyllä onnellinen kun sähköpostit ei enää piippaile miehen puhelimeen ja häiritse meidän yhteistä kotiaikaamme. ☺️
Huh jes ja kiitos tästä tekstistä! Aivan super.
En oo ennen tajunnutkaan, mutta mähän oon ihan samanlainen sähköpostinarkkari, vaikka se ei töihin kuulukaan. Tää osui nyt oikein kunnolla sydämeen, ja aloin miettiä että jotain ois nyt aika muuttaa.
En tällä hetkellä siis ole töissä, vaan ihan kokopäiväinen opiskelija, mutta ison osan elämästä ja vapaa-ajasta mulla haukkaa partio. Ja siis tässä tapauksessa ei ole kyse siitä osuudesta jossa istutaan nuotiolla (vaikka sitäkin teen), vaan järjestötoiminnasta ja hallinnosta. Kuulun paikallisyhdistyksen eli lippukunnan hallitukseen ja lisäksi johdan piirijärjestössä yhtä toiminnanalaa, joten sähköposteja tulee päivittäin. Ja samalla tavalla narkkaan niitä iltaisin viimeisenä ja aamuisin ensimmäisenä, vaikka ei olisi sillä hetkellä oikeasti se aika, jolloin niihin pystyy vastaamaan.
Konteksti on hieman erilainen tietysti siksi, että teen tätä rakkaudesta lajiin ja vapaaehtoistyönä, mutta viestintä toisten vapaaehtoistyöntekijöiden ja toimintaan osallistuvien lasten vanhempien kanssa on olennainen ja tärkeä osa tätä hommaa, ja se tapahtuu todella suurilta osin sähköpostitse. Mulla on koko ajan kesken ainakin muutama kausiluontoinen tapahtumaprojekti, puolet vuodesta varainhankintakampanja ja viikoittain meillä pyörii kahdeksan lasten- ja nuorten ryhmää, joiden ohjaajarekrystä vastaan. Sitten hoidan vielä jäsenrekisterin, viestin vanhempien kanssa ja osallistun hallituksen päätöksentekoon. Luojan kiitos tätä tekee kanssani kymmenkunta muuta ihmistä ja joku muu hoitaa ulkoisen viestinnän. Olen ollut partiolainen kouluikäisestä asti, joten olen kasvanut sisään arvomaailmaan ja siihen, että tahdon tehdä palkatonta työtä juuri tämän nuorisojärjestön eteen koko elämäni ajan. Ja käytännössähän siis rakastan juuri sitä, että saan tehdä tätä joka päivä. Tässä hommassa todellakin ollaan samaan aikaan sisällöntuottajia, sihteereitä, johtajia, projekti- ja markkinointipäälliköitä, moderaattoreita, kuraattoreita, ohjaajia, kasvattajia, it-tukihenkilöitä, asiakaspalvelijoita ja paljon muuta, joten ymmärrän sua ihan täysillä. Tähän ryhtyminen vaatii pientä hulluutta, ja varmaan myös sitä samaa rohkeutta, millä sä oot lähtenyt tekemään työtäsi.
Silti tää vois myös mun elämässä olla jollain tavalla rajattua ja hallittua. Ja vähemmän stressaavaa. Mun ei tarvitse olla saatavilla koko ajan, myös mun sähköpostit vois joskus ihan rauhassa odottaa aamuun JA niille vois varata ihan rauhassa oman ajan joissa niihin keskittyy. Tässä on oppimisen paikka mulle. Kiitos kun muistutit!
Omasta puhelimesta sähköpostin ilmoitukset on laitettu pois iltaysin ja aamukuuden väliltä. Muuten olen tavoitettavaissa ja ajatus siitä etten vastaisi sähköpostiin on täältä amerikkalaisesta näkökulmasta aika absurdi. Asiakas tai yhteistyökumppani ei odota vastausta päivän tai parin sisään vaan yli tuntiin venynyt vastaus on jo auttamattomasti myöhässä.
Päivän aikana ainoa hetki kun en ole tavoitettavissa sähköpostilla on silloin kun olen auton ratissa. Silloin sähköpostin automaattivastaus kehoittaa soittamaan jos asia on kireellinen, muutoin vastaan kun auto on pysähtynyt ja parkissa.
Hyvä kirjoitus. Mä kyllä tarkistelen sähköposteja ja somen viestejä aamusta iltaan. En kaikkeen ihan vastaa heti vaikka yleensä vastaankin. Huomaan että näpyttelen niitä vastauksia myös puhelimella aika paljon. Toisaalta en ole itse sitä ikinä kokenut rasittavaksi vaikka tuosta narkkari sanasta itseni tässä tapauksessa tunnistankin.
Toki nyt kun olen ollut kolme kuukautta Ausseissa etäilemässä, niin aikaero on tuonut sen muutoksen, että jos tätä aikaa illalla myöhään luen meilin, olen jatkanut monesti muita hommia ja vastannut vasta aamulla, koska Suomessa kukaan ei ole enää töissä siihen aikaan.