©Lahiomutsi Sahkoposti Narkomaani Riippuvuus Some Puhelin Tietokone-4680

©Lahiomutsi Sahkoposti Narkomaani Riippuvuus Some Puhelin Tietokone-4680Hei, minä olen Hanne, sähköpostinarkomaani. Toipuva sellainen, mutta ikuisesti narkomaani, jonka on tarkkailtava tapaansa käyttää sähköpostia, että se pysyy aisoissa. Lipsahdus vanhaan voisi käydä helposti, pienillä myönnytyksillä hiljalleen ja huomaamatta. Niin pirullisen koukuttavaa sähköpostikaaoksessa surffailu on.

Jos minulta olisi vielä viime syksynä kysytty, mitä inhoan työssäni, olisin tovin miettinyt kirjanpitoa, mutta vastannut sitten sähköpostit. Siitäkin huolimatta, että narkkasin maileja mielipuolisena. Tuntui, että monet työpäivät olivat pelkkää sähköpostia. Viestejä saapui sitä mukaa, kun ehdin niihin vastata tai niitä poistaa. En voinut sietää puhelimen näytöllä loistavia numeroita saapuneista sähköposteista iltaisinkaan. Ne oli pakko vielä selata ennen nukkumaan menemistä, vaikka en olisi niihin vastannutkaan heti. Pää oli koko ajan täynnä odottavia, avattuja, vastaamattomia ja keskeneräisiä sähköpostikeskusteluja.

Kyllähän minä tiesin, että tapani ei voinut olla ihan terve. Mutta silti en tajunnut, mitä oikein olisi pitänyt tehdä toisin. Mistä aloittaa. Kunnes meillä oli Satun kanssa Unelmaduunarit-podcastissamme vieraana Anna Perho. Anna puhui siitä, miten säätämällä vähemmän voi saada aikaan enemmän. Annan haastattelu ja hänen kirjansa Antisäätäjä saivat päässäni aikaan oivalluksen, jonka jälkeen aloin miettimään sähköpostin käyttöäni ihan uusiksi.

Eikä muuten ole helppoa alkaa muuttaa pinttyneitä tapojaan ja alkaa tehdä asioita ihan eri tavalla kuin on ennen tehnyt. Vaati itsehillintää, kun koko kroppa olisi vanhaan tapaan halunnut heti aamusta vellomaan sähköpostikaaoksen keskelle. Uudenlaisen sähköpostikäytön opettelu vei useamman viikon, ehkä jopa pari kuukautta, ennen kuin se alkoi tuntua luontevalta, eikä koko ajan tehnyt vähän mieli kurkkia sähköpostia.

Mitä sitten tein? Isoin juttu oli se, että muutin suhtautumistani sähköposteihin. Ennen olin pitänyt niitä pakollisena pahana, jotka on hoidettava siinä jotenkin kaiken muun duunin ohessa toisella kädellä hätiköiden. Mutta kun ei, sähköpostit ovat tärkeä osa työtäni, ihan oma työtehtävänsä. Sähköposteissa liikkuu työni business-puoli, raha. Siellä pidetään yhteyttä asiakkaisiin, tehdään tarjouksia, suunnitellaan ja raportoidaan. Sitä kautta saan kutsuja tapahtumiin, tiedotteita ja viestejä teiltä seuraajilta. Sähköposteissa käymistäni keskusteluista jalostuu lopulta aika usein uusi projekteja, yhteistyökumppanuuksia, postauksia blogiin, podcast-jaksoja ja kirja-aihioita.

Ei sellaista kuulu hoitaa muun ohessa, vaan sille pitää varata päivästä ihan oma slottinsa. Joku muu ehkä ymmärtää tämän sanomattakin, mutta minä en. Nykyään varaan päivästä riippuen sähköpostien läpikäymiseen 1–3 tuntia, ja saatan jakaa ajan kahteen slottiin työpäivän aikana. Silloin keskityn vastaamaan järjestyksessä jokaiseen viestiin, enkä yritäkään tehdä mitään muuta siinä samassa. Jos kirjanpitäjä kyselee jonkun lapun perään tai asiakkaan kanssa on edetty projektisuunnitelmavaiheeseen asti, teen ne hommat siinä heti, järjestyksessä, vaikka kuinka tekisi mieli jättää jotain roikkumaan ja vain räpeltää uusia viestejä auki.

Välillä työpäivä ei riitä, ja sähköposteja jää avaamattomana odottamaan seuraavaa päivää. Se ahdistaa edelleen, mutta enää avaamattomat sähköpostit eivät huuda seireenien lailla luokseen. Eikä muuten ole tapahtunut mitään ratkaisevan kamalaa, vaikka en ole vastannut sähköposteihin saman päivän aikana. Kiireisimpien työsumien aikaan vastaustani on joutunut odottamaan jopa kaksi päivää. Muutamiin mielenkiintoisiin tapahtumiin en ole enää mahtunut, kun ne on täytetty ilmoittautumisjärjestyksessä. Pari kertaa minulle on soitettu tai laitettu uutta viestiä perään, kun sähköpostiin ei ole heti kuulunut vastausta. Mutta työt on tullut hoidettua, eikä kukaan ole ainakaan tietääkseni pahastunut.

Sähköpostislottien ulkopuolella pidän sähköpostini kiinni. Ennen näin näytön sivukulmassa koko ajan, kun lootaan tipahteli uusia viestejä. Sentään äänihälytyksiä minulla ei ollut päällä, mutta pelkkä silmäkulmassa näkyvä vilkkuva ja lukema kerrallaan nouseva numero ahdisti. Se vaikutti keskittymiseeni, sotki ajatukseni ja sai päivät tuntumaan kaoottisemmilta kuin ne olivatkaan. Nykyään ymmärrän jo jopa sen, että Suomen toimistotyöarjessa minun ei ole mikään pakko vastata viikonloppuna tuleviin sähköposteihin heti.

Jouduin myös säätämään aamu- ja iltarutiinejani uusiksi. Ennen avasin puhelimeni heti ensimmäisenä aamulla, kun olin ensin painanut siitä herätyksen pois päältä. Päälleni vyöryivät heti tekemättömät asiat, päivän työlistat ja sähköpostien kyselyt, vaikka en ollut vielä edes noussut sängystä. Kuulostaa niin hirvittävältä, että olisi pitänyt itsekin tajuta, että ehkä on muunkinlaisia tapoja aloittaa päivänsä. Nykyään sähköposti pysyy kiinni siihen asti, että aloitan työpäiväni. Joskus jopa pidempään, sillä olen skarpeimmillani ja luovimmillani työpäivän ensimmäiset tunnit, jotka käytän mieluummin johonkin muuhun kuin sähköpostiin.

Sama juttu illalla. En enää viimeisenä ennen nukahtamistani tarkista, olisiko tullut jokunen sähköposti. Nyt tuntuu jo ihan älyttömältä, että joskus tein niin. Enhän kuitenkaan aikonut vastata sähköposteihin siinä samassa, kunhan vain nostin stressikäyrää mukavasti juuri ennen unia. Sähköpostin lisäksi olen pyrkinyt pitämään kaiken muunkin puhelimen sinivalon poissa makuuhuoneestamme aamuin ja illoin.

Kambodzassa juttelin sähköpostiprojektistani Maaret Kallion kanssa, joka kertoi hänellä itsellään käytössä olevasta tavasta pitää sähköposti aisoissa. Sain luvan kertoa sen myös teille. Maaret on sopinut kollegansa kanssa, että aina jos viikonloppuisin tai arkisin kello kuuden jälkeen tekisi mieli avata sähköposti, heidän pitää mielessään perustella toisilleen, miksi sähköpostiloota on ihan pakko avata nyt, eikä vasta seuraavana työpäivänä. Ei niitä lupaviestejä oikeasti tarvitse laittaa kollegalle, mutta se on hyvä yhdessä sovittu mielentyökalu, jonka avulla työasiat asettuvat tärkeysjärjestykseen ja mielelle jää aikaa palautumiseen. Aika harvoin kun voi keksii sähköpostin avaamiselle iltamyöhään niin pätevää syytä, että kollega sen tekemiseen antaisi luvan. (Edit: Muokkasin tätä kappaletta julkaisun jälkeen vähän, sillä muistin kyseessä olleen sähköpostin lähettämisen, mutta lupaus koski koko sähköpostin avaamista.)

Joululoman aikaan kokeilin ensimmäistä kertaa Anna Perhon vinkkiä lomalta paluun leppoistamiseksi. Aika moni varmasti tietää sen fiiliksen, kun alkaa jo useita päiviä ennen loman loppumista ahdistua siitä, miten sähköpostissa odottaa 1678 uutta viestiä. Nyt laitoin sähköpostiini automaattisen paluuviestin, jossa kerroin olevani lomalla. Sekin oli jo iso juttu kaltaiselleni sähköpostinarkomaanille, mutta lisäsin vielä panoksia Annan vinkin mukaan. Kirjoitin viestiin, että olen lomalla, enkä aio lukea loman aikana tulleita viestejä, joten jos asia on vielä lomalta paluuni jälkeen ajankohtainen, laitathan uudelleen viestiä.

Miettikää nyt, periaatteessa lomalta paluun jälkeen voisin vain deletoida kaikki saapuneet viestit, naks vain! Tätä tapaa oli helppo uskaltaa kokeilla jouluna, kun viestejä tuli joka tapauksessa vähän. Ja tajuan kyllä, että jos olisin työurallani ihan aloittelija, ei minulla olisi varaa tällaisiin ilmoituksiin. Ja tietenkään en tsekkaamatta deletoinut viestejä nytkään, mutta oli ihana tietää, että vastaanottaja ei odota minun niihin palaavan. Loman aikana minulle oli laittanut viestiä kaksi potentiaalista uutta asiakasta. Ja tiedättekö mitä! Molemmat heistä laittoivat viestiä uudestaan heti lomani jälkeen.

Nyt kun sähköpostin kohtuukäyttöä on takana useampi kuukausi, en voisi olla tyytyväisempi. Sähköposti toki nostaa edelleen tasaisesti sressikäyriä, mutta silti uskallan väittää, että sähköpostista on tullut ahdistuksen ja pakkomielteen sijaan työtä helpottava työväline. Kaikki on selkeämpää ja rauhallisempaa nyt. Työpäivät, mieli, työtehtävät, vapaa-aika, uni. Elämä.

Jaa: